留學生剛出國的時候，最不適應的事情之一就是鋪天蓋地的郵件溝通，發成績、找同學、聯系學校、Appeal……通通都需要通過郵件解決。

當然啦，聯系教授答疑或者約Meeting更要通過郵件！

于是在國內很少寫郵件或者很少寫郵件給教授的同學難免蒙圈。


但是，寫郵件這件事，是無論如何都不可避免的，而且一封得體的郵件還會讓教授對你有個很好的印象！

今天我們就來學習，留學生如何才能寫出禮貌得體的郵件吧~不會的同學快學起來！

如何稱呼教授？
首先要注意的是，老師的職稱不同，Title是不一樣的，想要在稱謂上表達尊重，可以套用這樣一個公式：

Dear Professor+姓氏

如果確定老師有PhD學位，就可以用 Dear Dr+姓氏，如果你的老師是一位女士，也可以使用Mrs或Ms，但是要注意，前者只適用于已婚女士，如果不確定她的婚姻狀況 ，最好選擇Ms。

千萬不要直呼其名，除非教授要求你這么做，同時要注意名字拼寫是否正確，叫錯名字的話難免會給老師留下不好的印象。

準確、清晰地填寫郵件主題
教授們往往比較忙碌，如果你希望和教授通過郵件高效交流，一定要注意主題的清晰和簡練！

如果你和該教授之前沒有郵件往來，第一封郵件就可以是：

課程名稱+課程時間+郵件主題

比如：medi5001,Lecture Tuesday 4pm-6pm,Question about data collection for project

教授只要看到這個主題，就會立刻對你的身份、郵件內容有個比較清楚的認識。

介紹寫這個郵件的原因要簡潔且禮貌
郵件正文需要說明為什么你要寫這個郵件，這里注意兩個點：

① 再次對自身情況進行介紹，比如所學課程、課程時間等

② 簡要的說下寫郵件的原因

如果你能預想到這件事可能會有的問題，就可以提出一個相對可行的解決方案給教授看。

中式思維要避免
很多中國留學生都覺得，寫郵件開門見山不禮貌，所以開篇彎彎繞繞寫了一堆后再進主題。

或者，有的同學有好幾個問題想問教授，于是就習慣性地把最重要的一個放在最后，結果教授可能只回復了前兩個。

所以，給外國教授寫郵件時，我們要記住這兩個小Tips：

① 外國人習慣第一個是最重要的，最后一個則不是。

② 教授通常都很忙，更喜歡一目了然的郵件。

所以同學們可以在禮貌簡潔的介紹自己后，就可以開門見山地說明問題啦，并且要將重要問題放在前面。

署名不要亂寫
署名的時候要署全名，包括姓和名，要注意的是，如果郵箱的名稱是你的姓名，最好讓這二者保持一致。

對于大多數留學生來說，注冊學校賬戶之后得到的郵箱往往是你的中文名字+學號，有的小伙伴喜歡在郵件末尾署自己的英文名，這就造成了名字和郵箱對不上的情況，最好不要這么做，這會讓教授感覺混亂！

反復檢查，避免低級錯誤
和發微信不一樣，郵件發出去是不能撤回的，如果不小心有語法錯誤或者拼寫錯誤，很有可能會給教授留下不好的印象。

所以發送之前，一定要檢查語法、語言等低級錯誤，可以嘗試用出生朗讀的方法來檢查。

除了語法之外，語氣、郵件結構、目的是否寫明確了等等這些也需要多檢查幾次，避免有表述不清造成誤會的情況。

如果發送之后教授給了你回復，一定要再次回復教授，表達自己收到了郵件并表示感謝。

最好使用學校郵箱
每個大學都有自己的內部溝通郵件系統，使用學校的郵箱給教授發送信息，可以有效避免郵件被丟進垃圾箱內這種尷尬的情況。

而且學校的郵箱可以幫助教授快速了解你的信息并確認你就是本校的學生，有利于高效溝通！

注意語言使用得體
要時刻謹記這是發給教授的，不是社交平臺發給朋友的信息，所以有3點大家要注意：

① 慎用表情符號，比如：）

當然有的同學可能收到過教授的回復里出現了類似的符號，所以這類表情符號不是不能用，而是需要先摸清楚教授的喜好之后再做打算，萬一對方是一個很嚴肅的教授，就不適合使用表情符號啦。

② 別用縮寫

很多英文縮寫和國內的網絡語言一樣，一般年輕人之間會比較流行，而且不太正式。

③ 別隨便大寫

將單詞大寫有提醒注意的作用，所以很多同學喜歡在重要的地方使用大寫拼寫單詞來突出重點。但是大寫是一種在郵件中表達憤怒或者其他強烈感情的方式，有點大喊大叫的感覺，不太禮貌。

不要過分殷勤
不禮貌的極端就是太過于禮貌，或者說過于殷勤。

在郵件中對教授表達禮貌很重要，但是要適度，別搞得像是在阿諛奉承。

尊重教授的同時也要尊重自己，只有不卑不亢才能得到對方的尊重！

總結來說，寫郵件的時候只要邏輯清晰、無語法錯誤、目的明確、禮貌有節，就能夠完成一個得體的郵件~

需要給學校或者教授寫郵件的同學們，快學起來吧~