英國留學的小伙伴們，無論新生和老生，在國外不得不習慣和應對的一件事，就是發郵件。

聯系導師要通過郵件，聯系學校行政部門要通過郵件，就連小組討論有時候也需要通過郵件聯系。

很多小伙伴可能都遇到過以下的問題：

◆不清楚英文郵件的結構及表達方式……

◆擔心英國人的拖延癥，想禮貌的催促下收件人盡快回復，卻不知如何操作……

◆擔心自己的措辭和語法不夠“英國式禮貌”，出現Chinglish鬧笑話…… 

所以，學會“寫郵件”是一件十分必要、迫在眉睫的事情。小嗨整理了一系列寫郵件的小技巧，同學們快快馬起來，以備未來不時之需！

Possible Parts to Include

一封體面的英文郵件，通常包含以下幾部分：

A Subject：簡潔精煉的郵件主題

A Greeting：禮貌輕松的開場問候

Purpose of Your Email：直入主題，簡明扼要地說清郵件用意

Details：告知收件人他所必須知道的其他信息。如果收件人在閱讀郵件后，需要采取任何行動，也需要在此處注明

A Closing：禮貌溫馨的結束語

寫郵件時一定要注意寫標題。

因為郵件是英國人進行工作溝通，學業溝通的最主要方式之一。英國人每天都會收到近百封不同主題的郵件，所以郵件主題是否表達清晰，直接影響著收件人的點開手速。

通常，電子郵箱收件箱里顯示主題行大約60個字符，手機頂多15-30個字符，所以一個簡約的標題非常重要，適宜的字數約為6-8個單詞。

舉幾個Subject Samples：

◆ `課程` + Class Attendence Issue（請假）

◆ Enquiry About the Essay (問作業)

◆ Suggestion for Your Monday's Lecture (提建議)

◆ Can you meet on next Monday please?(約見面)

根據同學們對收件人的了解程度不同，稱呼方式也有所不同。

若已知對方尊姓大名，開頭可寫 “Dear Professor/ Mr./Ms. +姓氏” 

若不知收件人的姓名與性別，則寫 “Dear Sir or Madam”

然后，可以試一試以下這些禮貌的開場問候語：

◆ Hope this email finds you well.（較為formal）

◆ I hope you are doing well.（較為informal）

◆ Thanks for your email. (回復對方的郵件)

◆ Thanks for your reply. (回復對方的回復)

◆ Hope you just had a wonderful weekend. (周一發郵件適用句)

◆ Hope you will have a wonderful weekend. (周五發郵件適用句)

◆ Good morning/afternoon. (如果你們之間不存在時差)

當你與一個相對陌生的人進行第一次郵件溝通時，你可能需要在郵件最開始的1~2句句話里介紹一下你自己。

通常包括：你的姓名/年級/專業/你和TA最近一次交集點

例:“Dear Professor Alex，My name is Mike. I am a third-year student majoring in Business. I attended last Business class sitting in the front row with a red hair.”

一般情況下，Purpose與Subject Line比較相似。寫這部分時，Please keep it short and simple！

就拿請病假舉個例子吧（因為99%的留學生都會用到...）：

I apologise in advance that I won’t be able to attend the lecture today because of `illness`. I have been having `symptoms` since `yesterday/last night`, so I decide to see a doctor today. 

如果是對已經翹掉的課，先斬后奏，可以說：

I apologise for not making into your lecture today, because of the doctor’s appointment at 2:00 P.M.

（同學們看完醫生后一定要記得留proof哦！）

正文中，主要是具體描述你遇到的問題，以及問題產生的相關背景。需要注意以下幾點：

◆ 切忌長文不分段 

◆ 正確使用禮貌用語 

如“would you please”、“Sorry to bother you……”等禮貌用語。

◆ 保證基本語法正確 

◆ 正確使用標點符號 

◆ 正確使用大寫字母 

有的同學喜歡通篇使用大寫字母，這會給收件人的閱讀過程制造很大的障礙...

◆ 不要使用非正式用途縮略語 

很多小伙伴在生活中喜歡使用不正規的縮略語。比如”2morrow—tomorrow“ “U—You”。

這種用法可以在網絡或社交軟件上與網友或同學間使用。但對于導師來說，縮略語會顯得有些輕浮和不禮貌。

最后就是禮貌的結束語了。

既然你的導師已經辛苦閱讀到郵件結尾了，就要跟導師表達一下感謝之情。

常用結尾句舉例：

◆ Thanks for pointing me in the right direction.

◆ Thanks for understanding.

◆ Appreciate your help in answering my question.

◆ Thank you for your time, and I look forward to hearing from you.

◆ Best wishes.

◆ Have a nice day.

◆ Kind/ Best regards.

在落款處，需要用全名落款。而且落款時需注意，外國的姓名順序與國內不一致，正確的落款需要名在前，姓在后。

如果導師有要求的話，也要注意將自己的姓全部大寫。

若是請假，還需在姓名下方，標注所請假課程的名稱等信息。

寫好一篇郵件，不僅有助于解決問題，還有助于促進與老師、同學之間的溝通和交流~

只要記得以上步驟和注意事項，一定可以幫助你快速啃下“寫郵件”這塊硬骨頭。

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